Vorläufiges Dokument
Proformarechnung · Vorlage und Leitfaden
Proformarechnung: Bedeutung und Erstellung
Eine Proformarechnung beschreibt einen Verkauf, bevor er stattfindet. Sie dient als formelles Angebot, ist aber keine endgültige Buchungs- oder Steuerrechnung. Erstellen Sie sie in YOTU und wandeln Sie sie nach der Freigabe um.
Vor der EndrechnungKeine SteuerbuchungDirekt umwandelbar
01 / Klare Abgrenzung
Die Proformarechnung ist ein Angebot, nicht die Endrechnung
Sie kann Produkte, Leistungen, Preise und Steuern zeigen, damit der Kunde die erwartete Summe kennt. Sie ersetzt die Endrechnung nicht und gehört nicht in die Buchhaltung oder Steueraufzeichnungen.
Proformarechnung
Ein vorläufiges Geschäftsdokument zur Bestätigung von Umfang, Preis und Bedingungen vor Abschluss des Geschäfts.
Endgültige Rechnung
Das Buchungs- und Steuerdokument nach dem Geschäft mit endgültiger Nummer, Datum und gesetzlichen Pflichten.
02 / Praktische Nutzung
Wann eine Proformarechnung sinnvoll ist — und wann nicht
Verwenden für
- Ein formelles Angebot vor dem Verkaufsabschluss
- Die Anforderung einer Anzahlung oder Vorauszahlung
- Export- oder Zollunterlagen
- Die Freigabe von Beträgen und Bedingungen
Nicht verwenden für
- Die endgültige Erfassung von Erlösen oder Ausgaben
- Die Erklärung oder den Abzug von Steuern
- Den Ersatz der endgültigen Rechnung
- Eine endgültige Rechnungsnummer
03 / Antworten
Häufige Fragen zur Proformarechnung
Was ist eine Proformarechnung?
Sie ist ein vorläufiges Dokument, das einen geplanten Verkauf vor der endgültigen Rechnung beschreibt. Es nennt Positionen, Preise und Bedingungen, ist aber nicht das abschließende Buchungs- oder Steuerdokument.
Wie unterscheidet sie sich von einer normalen Rechnung?
Die endgültige Rechnung wird verbucht, folgt der verbindlichen Nummernfolge und erzeugt Zahlungs- und Steuerpflichten. Die Proformarechnung ist informativ und geht diesem Schritt voraus.
Darf eine Proformarechnung Steuern ausweisen?
Ja. Sie kann Steuern anzeigen, damit der Kunde die erwartete Summe sieht. Steuerlich maßgeblich werden sie erst mit der endgültigen Rechnung.
Wie wird daraus eine endgültige Rechnung?
Nach der Kundenfreigabe wandeln Sie die Proformarechnung in YOTU um. Positionen, Beträge und Steuern werden übernommen, ohne sie erneut einzugeben.
Vom Angebot zur Rechnung
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Angebot und Endrechnung bleiben in einem Ablauf — ohne doppelte Eingabe und mit klarer Dokumenthistorie.