Cómo hacer una factura paso a paso en España

Respuesta rápida: para hacer una factura en España, reúne los datos fiscales, asigna número y serie coherentes, indica fechas, identifica emisor y destinatario, describe la operación, calcula base imponible, tipos y cuotas aplicables y total, añade las menciones exigidas en tu caso, revisa el documento antes de emitir y conserva una copia.

Una factura no es solo una plantilla con un total. Debe reflejar una operación real y permitir entender quién factura, a quién, qué se entregó o prestó, cuándo y cómo se obtiene el importe. El tratamiento fiscal depende de cada operación.

1. Confirma que existe una operación que facturar

Antes de abrir una plantilla, identifica el servicio, entrega o anticipo. La Agencia Tributaria indica que empresarios y profesionales deben expedir factura por las operaciones de su actividad y conservar copia, con las excepciones y reglas aplicables.

• Cliente y condición en la que actúa.

• Servicio o bien realmente prestado o entregado.

• Fecha de operación y de expedición.

• Presupuesto, pedido, contrato o parte relacionado.

• Importes y cambios aceptados.

2. Elige número y serie

Asigna una identificación coherente con tu sistema y evita duplicados. Las series separadas pueden ser necesarias o útiles en casos concretos, como documentos rectificativos. No reutilices el número de una factura anulada para esconder el historial.

3. Introduce los datos de las partes

• Nombre y apellidos o razón social completa del emisor.

• Nombre y apellidos o razón social del destinatario.

• NIF del emisor y del destinatario cuando sea exigible.

• Domicilios correspondientes.

• Datos adicionales solo cuando sean necesarios.

Comprueba los datos contra una fuente facilitada por el cliente. Evita incluir teléfonos privados, documentos de identidad completos u otra información que no forme parte del documento necesario.

4. Describe la operación

La AEAT exige una descripción de las operaciones y los datos necesarios para determinar la base imponible. Sustituye “servicios varios” por conceptos que el cliente pueda relacionar con el acuerdo, sin revelar información confidencial innecesaria.

5. Calcula importes desde la base

1. Registra cantidad y precio unitario cuando proceda.

2. Aplica descuentos o rebajas acordados.

3. Obtén la base imponible por operación.

4. Aplica el tipo o tratamiento fiscal correcto.

5. Muestra la cuota por separado cuando corresponda.

6. Suma el total y revisa redondeos.

No copies el IVA o una retención de otra factura solo porque el formato se parece. El tipo, la exención, la inversión del sujeto pasivo o la retención dependen de la operación y de las partes. Consulta a tu asesor cuando no esté claro.

6. Añade menciones especiales si corresponden

La factura puede necesitar menciones específicas para operaciones exentas, inversión del sujeto pasivo, facturación por el destinatario, criterio de caja u otros regímenes. No añadas una mención por defecto ni la omitas si tu caso la exige.

7. Condiciones comerciales útiles

• Fecha o plazo de pago acordado.

• Medio de pago e IBAN cuando proceda.

• Referencia del pedido, presupuesto o proyecto.

• Datos de contacto de facturación.

• Notas que no contradigan el contrato.

Estas condiciones ayudan a cobrar y conciliar, pero no sustituyen los campos fiscales. Separa claramente lo obligatorio de la información comercial.

8. Revisa antes de emitir

1. Compara cliente, NIF y domicilio.

2. Verifica número, serie y fechas.

3. Lee cada concepto y cantidad.

4. Recalcula base, tipos, cuotas y total.

5. Comprueba menciones y referencias.

6. Elimina datos sensibles innecesarios.

7. Guarda la versión emitida y registra el envío.

Una vez emitida, no edites el PDF como si nunca hubiera existido. Si detectas un error material o fiscal, revisa si corresponde una factura rectificativa.

Ejemplo de estructura sin importes

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Fuentes revisadas

• Agencia Tributaria: requisitos de las facturas (consulta: 13/08/2026).

• Agencia Tributaria: obligación de facturar (consulta: 13/08/2026).

• Billin: crear una factura sin errores (referencia competitiva, consulta: 13/08/2026).